내부문서: 회의실 출석부 정정 및 빈 좌석 확인 절차

적용 대상

본 문서는 야간 근무자가 2층 소회의실, 서관 교육실, 관리동 회의실을 정리할 때 출석부 인원과 실제 좌석 수가 일치하지 않는 경우 적용하는 내부 절차입니다. 3월 7일 관리동 후문 우편 투입구에서 회수된 미등록 출입카드 이후, 회의실 기록이 사람보다 먼저 참석자를 확정하는 사례가 반복되어 별도 기준을 배포합니다.

최근 회의가 종료된 뒤에도 배치표에 없는 의자가 한 개 더 놓여 있거나, 사용 기록이 없는 좌석 위에 체온이 남아 있는 사례가 이어졌고, 특히 3월 14일 이후 회의록 말미에 '제3관리실 기록보정 담당 참석'이라는 줄이 자동 추가되었습니다. 문서가 먼저 회의 참석자를 확정한 뒤 실제 좌석과 출입 기록이 그 정정 결과를 따라가는 양상이 확인되어 근무자 행동 기준을 통일합니다.

정정 기준

기본 원칙은 다음과 같습니다. 회의실 입실 전 복도 조명을 켜고, 문틈으로 내부 좌석 수를 먼저 확인합니다.

배치표보다 의자가 많을 경우 즉시 들어가지 말고 문 앞에서 10초간 대기합니다. 대기 중 의자가 끌리는 소리, 종이 넘기는 소리, 낮은 기침 소리가 들리면 점검을 중단하고 회의실 사용 기록을 재확인합니다.

적용 부서는 야간 회의실 정리 근무를 수행하는 관리동, 서관, 교육실 운영 인원 전체이며, 우편 투입구 회수품 보관 담당자도 동일 절차를 따릅니다.

현장 부착문

회의실 출석부 정정 절차

예외 규칙

출석부 정정 기준은 세 가지입니다. 첫째, 참석자 명단 마지막 줄에 제3관리실 소속이 추가되어 있으면 줄을 지우지 말고 사진을 남깁니다.

둘째, 빈 좌석 앞에 놓인 펜, 물컵, 접힌 회의록은 회수하지 않고 좌석 번호만 기록합니다. 셋째, 서명란에 본인의 필체와 유사한 이름이 이미 적혀 있어도 그 위에 다시 서명하지 않습니다.

같은 이름이 여섯 번 이상 반복될 경우 해당 회의실은 정리 완료가 아니라 정리 보류로 분류합니다.

출석부에 미등록 출입카드 보관 번호가 적혀 있으면 별도 삭제 없이 정정 흔적으로 취급합니다.

위반 조치

예외 상황으로, 배치표보다 적은 좌석이 확인되거나 출입 기록이 없는 회의실에서 회의 종료 안내 방송이 들릴 수 있습니다. 이 경우 보고 대상은 야간 책임자이며, 우선순위는 인원 확인보다 회의실 폐쇄입니다.

폐쇄 후 30분 이내에 내부 조명이 꺼지면 정상 보류로 처리하고, 조명이 계속 켜져 있으면 다음 근무조에 인계합니다. 회의실 스피커에서 저수조 점검 예고나 공용 스피커 시험 문구가 함께 들리면 별도 상황 종료 보고를 작성해 방송실로 넘깁니다.

권한 로그

위반 시 조치는 경고, 단독 근무 제한, 기록 말소 검토 순으로 진행됩니다. 빈 좌석을 임의로 치운 근무자는 다음 7일간 회의실 점검에서 제외합니다.

문서나 물품을 회수한 경우 회수 시각과 보관 위치를 즉시 제출해야 하며, 제출하지 못하면 해당 근무 기록은 열람 제한 처리됩니다. 지난 3월 14일 위반 사례에서는 근무자가 '아무도 없는 자리에서 서명을 받았다'고 보고했으나, 제출된 서명란에는 근무자의 필체로 김서원이라는 이름이 여섯 번 반복되어 있었습니다.

같은 날 회수된 회의실 임시 메모에는 '공용 스피커 전환 전 좌석 수 보정 완료'라는 문구가 추가로 적혀 있었습니다. 같은 회차에서 호명에 '예'라고 응답한 근무자가 한 명 있었으며, 본인은 응답한 기억이 없다고 진술했으나 회의실 천장 마이크에는 본인 음성과 일치하는 한 음절이 녹음되어 있었습니다.

해당 근무자는 다음 회차부터 야간 회의실 정리 명단과 통신 호출 명단에서 동시에 빠졌고, 인계철에는 사유란만 비운 채 단독 근무 해제 도장이 먼저 찍혀 있었습니다.

기록 항목 6

3월 15일 09:00 인사팀 확인 결과 김서원은 임직원 명단에 존재하지 않았습니다. 그러나 회의실 출입 시스템은 3월 14일 04:12에 김서원 계정이 야간 근무자에게 회의록 정정 권한을 부여했다고 표시했습니다.

권한 부여 로그의 승인자는 제3관리실로 남아 있으며, 로그 삭제 요청은 실패했습니다. 실패 사유는 '요청자 본인이 승인자와 동일함'입니다.

같은 로그 묶음의 첨부란 제목은 증거물기록과 동일하게 '정정 권한 이관 대기'로 자동 생성되어 있었고, 우편 투입구 회수품 사진, 미등록 출입카드 판독 결과, 저수조 점검 예정 시각 03:12가 함께 자동 첨부되어 있었습니다. 해당 첨부를 열람한 근무자 두 명의 계정은 오전 근무 전환 직후 존재하지 않는 사용자로 변경되었고, 인사 시스템에서는 같은 두 계정을 '휴면 처리 보류'와 '재직 확인 불가'로 각각 다르게 분류해 같은 결과를 다른 행정 표현으로 두 번 적어 두었습니다.